Fonctionnalités
Du ticket au virement, tout est prévu.
Une minute pour voir Equo expense à l'œuvre, puis le détail, fonction par fonction. Seul, en équipe ou à la comptabilité : chacun y trouve ce dont il a besoin, rien de plus.
Lecture automatique
La saisie commence par une photo
Le justificatif est lu automatiquement : date, montant TTC, TVA taux par taux (tickets à plusieurs taux compris), commerçant et catégorie arrivent préremplis. Sur une facture d'hôtel, le nombre de nuits, le prix par nuit et la taxe de séjour ; sur un billet, le mode de transport. Rien n'est enregistré tant que le salarié n'a pas vérifié et validé.
- Valeurs contrôlées : TTC = HT + TVA, taux français, date plausible ; les doutes sont signalés au salarié
- Traitement dans l'Union européenne : sans entraînement de modèles sur vos justificatifs
- Inclus dans l'abonnement : rien à configurer
Toutes les fonctionnalités
L'essentiel pour tous, l'équipe dès Team.
Chaque fonction indique la formule qui l'inclut. Le comparatif des tarifs les reprend formule par formule.
L'essentiel, dans toutes les formules
Notes de frais illimitées
Toutes les formulesAucune limite de notes, de lignes ou de justificatifs.
Web et application mobile
Toutes les formulesSur ordinateur et sur téléphone, avec les mêmes données.
Lecture automatique
Toutes les formulesDate, montant, TVA, commerçant et catégorie préremplis depuis la photo.
Indemnités kilométriques
Toutes les formulesBarème fiscal officiel ou barème maison, cumul annuel automatique.
TVA récupérable
Toutes les formulesPour les sociétés assujetties : TVA par ligne, part déductible par catégorie.
Export comptable, PDF et Excel
Toutes les formulesÉcritures équilibrées au format de votre logiciel, comptes paramétrables.
Virement SEPA
Toutes les formulesUn fichier à importer dans votre banque pour rembourser en une fois.
Transmission au comptable
Toutes les formulesPDF des notes envoyés automatiquement à l'adresse de votre choix.
Archivage des justificatifs
Toutes les formulesCopie à l'identique, empreinte numérique, horodatage par un service tiers.
Support intégré
Toutes les formulesDemandes suivies dans l'application, accès à vos données seulement sur autorisation.
Pour une équipe, dès Team
Plusieurs utilisateurs
Dès TeamInvitations nominatives, accès désactivables à tout moment.
Profils et postes
Dès TeamSalarié, manager, comptable et administrateur, chacun avec ses droits ; postes à vos intitulés.
Workflow de validation
Dès TeamUn ou deux niveaux (le manager approuve, le chef de service valide), seuil de montant, refus motivé, relances.
Plafonds de dépenses
Dès TeamPlafonds bloquants par catégorie, par rôle, par nuitée pour l'hébergement.
Personnalisation des notes
Dès TeamChamps demandés à la saisie (projet, client…), apparence du PDF récapitulatif.
Emails de suivi et relances
Dès TeamEmail à chaque étape d'une note, réglable ; relance automatique des valideurs en retard.
Comptabilité analytique
Dès TeamCodes et comptes affectés selon les champs de la note ou le poste du salarié.
Avec la formule Sur devis
Plusieurs sociétés
Sur devisUn compte, plusieurs espaces cloisonnés, bascule en un clic.
Support dédié
Sur devisUn interlocuteur qui connaît votre configuration.
Accompagnement à la mise en place
Sur devisParamétrage initial et prise en main avec votre équipe.
Développement à la demande
Sur devisIntégrations, fonctions ou paramétrages spécifiques : développés pour vous, sur devis.
Pour chacun
Un outil, cinq façons de gagner du temps.
Choisissez votre profil : l'essentiel de ce qu'Equo expense fait pour vous.
Indépendant
Vos frais pro, suivis sans effort
- Espace créé en quelques minutes, sans configuration
- Une photo, la dépense est remplie ; vous signez, c'est envoyé
- Indemnités kilométriques calculées au barème
- Export prêt pour votre comptable, ou pour vous
En coulisses
Ce qui se passe après la validation.
Archivage
Des justificatifs conservés à l'identique
La photo est gardée telle qu'elle a été prise : pas de recompression, une copie identique. Chaque justificatif et chaque PDF de note reçoit une empreinte numérique (SHA-256). Ces empreintes sont scellées chaque jour et horodatées par un service tiers (RFC 3161).
- Preuves d'intégrité de chaque note, fournies sur demande
- Une aide pour réunir les conditions de numérisation des pièces papier
Transmission comptable
Les PDF partent seuls chez votre comptable
Chaque note validée produit un PDF qui regroupe le récapitulatif et ses justificatifs. Vous choisissez l'adresse qui le reçoit : votre cabinet, une plateforme de collecte, votre GED.
- Envoi à la validation ou au paiement, selon votre réglage
- Envoi groupé depuis l'écran d'export
Support
Un support intégré, et vos données gardées
Vos demandes sont des tickets numérotés, suivis dans l'application, avec les échanges et une notification par email à chaque réponse. Par défaut, l'équipe Equo expense n'a aucun accès aux données de votre société.
- Accès en lecture seule sur autorisation de votre administrateur : 24 h, 72 h ou 7 jours
- Révocable à tout moment, chaque consultation inscrite à votre journal d'activité