Conditions générales d'utilisation

Les présentes conditions générales d'utilisation (« CGU ») fixent les règles d'utilisation d'Equo expense, service en ligne de gestion des notes de frais édité par FPF Tech(« l'Éditeur ») et accessible à l'adresse app.equo-expense.com (le « Service »).

Elles s'appliquent à toute personne qui utilise le Service (l'« Utilisateur »), quel que soit son rôle. Les conditions commerciales de l'abonnement, qui lient l'Éditeur à la société cliente, font l'objet de conditions générales de vente distinctes.

• Client: la société ou l'entrepreneur qui a ouvert un espace Equo expense et souscrit au Service.
• Espace: l'environnement propre à un Client, cloisonné de celui des autres Clients.
• Administrateur : Utilisateur désigné par le Client pour gérer son Espace (paramètres, comptes, abonnement).
• Note de frais: l'ensemble des dépenses présentées au remboursement par un Utilisateur, avec leurs justificatifs.

Le Service est réservé aux personnes autorisées par un Client. Un compte est créé soit par la personne qui ouvre l'Espace du Client, soit sur invitation d'un Administrateur. Une même personne peut être rattachée à plusieurs Espaces avec un seul compte ; chaque Espace reste cloisonné.

Les CGU sont acceptées par une case à cocher, à la création ou à l'activation du compte. La date, l'heure et la version acceptée sont enregistrées. En cas de nouvelle version, son acceptation est demandée à la connexion suivante ; l'accès au Service est suspendu jusqu'à cette acceptation.

Chaque compte est strictement personnel: il correspond à une seule personne et ne peut pas être partagé. Utiliser un même compte à plusieurs fausserait l'identité de l'auteur des notes de frais, de leurs signatures et des remboursements.

L'Utilisateur choisit un mot de passe personnel et le garde confidentiel. Toute action réalisée depuis son compte est réputée faite par lui. En cas de doute sur la confidentialité de ses identifiants, il modifie son mot de passe sans délai et prévient son Administrateur.

L'Administrateur attribue à chaque Utilisateur un rôle, qui détermine ce qu'il peut voir et faire :

• Salarié : saisit et envoie ses propres notes de frais, et consulte leur suivi.
• Manager : valide ou refuse les notes de son équipe. Personne ne valide sa propre note.
• Comptable : consulte les notes validées, les marque comme payées et produit les exports comptables et bancaires.
• Administrateur: paramètre l'Espace, gère les comptes et l'abonnement.

L'Administrateur peut désactiver un compte à tout moment : son titulaire perd alors immédiatement l'accès à l'Espace concerné. Les notes déjà présentées sont conservées.

L'Utilisateur s'engage à :

• ne présenter que des dépenses réelles, engagées pour les besoins de son activité professionnelle, avec des justificatifs authentiques et non modifiés ;
• déclarer exactement les trajets, distances et caractéristiques de véhicule servant au calcul des indemnités kilométriques ;
• ne pas tenter d'accéder à des données qui ne lui sont pas destinées, de contourner les contrôles du Service ni d'en perturber le fonctionnement ;
• ne pas déposer de fichier contenant un programme malveillant, ni de contenu illicite.

Le Service applique des contrôles (plafonds, barème, justificatifs obligatoires), mais la sincérité des dépenses présentées relève de l'Utilisateur, et leur validation, du Client.

Les notes de frais, justificatifs et données saisies appartiennent au Client et à ses Utilisateurs. L'Éditeur les héberge et les traite pour le seul besoin de la fourniture du Service, dans les conditions de l'accord de traitement des données conclu avec le Client.

Equo expense est un outil de gestion. Il calcule, contrôle et met en forme (indemnités kilométriques selon le barème choisi, TVA récupérable, écritures comptables), mais ne constitue ni un conseil fiscal, ni un conseil comptable, ni un conseil social. Le Client reste seul responsable du paramétrage de son Espace (barème, plafonds, comptes, régime de TVA) et de la conformité de ses remboursements et de sa comptabilité, qu'il lui appartient de faire vérifier par son expert-comptable.

L'Éditeur met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer l'accès au Service à tout moment, sans pouvoir le garantir. Le Service peut être interrompu pour maintenance, si possible en dehors des heures ouvrées, ou en cas d'incident chez un prestataire technique.

L'Éditeur est tenu d'une obligation de moyens. Sa responsabilité envers le Client est encadrée par les conditions générales de vente.

En cas de manquement grave aux présentes CGU (fraude, tentative d'intrusion, contenu illicite), l'Éditeur peut suspendre le compte concerné, après en avoir informé l'Administrateur du Client sauf urgence.

Le traitement des données personnelles est décrit dans la politique de confidentialité. Chaque Utilisateur peut exporter ses données depuis son profil et demander la suppression de son compte.

Le Service, ses logiciels, sa charte graphique et la marque Equo expense restent la propriété de l'Éditeur. L'Utilisateur dispose d'un droit d'usage personnel et non transférable, pour la durée de son accès, limité aux besoins du Client.

L'Éditeur peut faire évoluer les CGU. Toute modification substantielle donne lieu à une nouvelle version, présentée à l'acceptation de chaque Utilisateur lors de sa connexion suivante.

Les présentes CGU sont soumises au droit français. À défaut d'accord amiable, tout litige relève des tribunaux du ressort de Paris, sous réserve des règles de compétence impératives.

Contact : contact@equo-expense.com.