Politique de confidentialité

Equo expense est édité par FPF Tech, 61 rue de Lyon, 75012 Paris (« nous »).

Vos notes de frais sont traitées pour le compte de la société qui vous a donné accès à Equo expense, votre employeur en général. C'est elle qui est responsable de ce traitement : elle décide de l'utiliser et de ce qu'elle en fait. Nous agissons comme son sous-traitant, dans le cadre d'un accord de traitement des données. Pour ces données, adressez d'abord vos demandes à votre employeur ; nous l'aidons à y répondre.

Pour le reste — la gestion de la relation avec nos clients, la facturation de l'abonnement, la sécurité du service et la preuve des conditions acceptées — nous sommes responsables du traitement.

• Compte : nom, adresse email professionnelle, rôle, poste, société de rattachement.
• Notes de frais : dates, descriptions, montants, catégories, TVA, justificatifs (photos ou PDF), et pour les indemnités kilométriques les trajets, distances, puissance fiscale et énergie du véhicule.
• Coordonnées bancaires: IBAN, pour le remboursement. Il est chiffré et n'est plus jamais réaffiché en entier une fois enregistré.
• Société cliente : raison sociale, SIREN, adresse, régime et numéro de TVA, paramètres comptables.
• Facturation : les informations de paiement sont traitées par notre prestataire de paiement ; nous ne recevons jamais les numéros de carte.
• Preuve des acceptations: pour chaque document accepté (conditions d'utilisation, de vente, présente politique), sa version, la date et l'heure, l'adresse IP et le navigateur utilisés.
• Journal d'activité: les actions sensibles (validation, refus, paiement, modification d'IBAN, gestion des comptes) avec leur auteur et leur date.
• Demandes de contact et de support: nom, société, email et message, envoyés depuis le formulaire du site ou la page Support de l'application, avec nos réponses.

• Fournir le service (saisie, validation, remboursement, exports) : exécution du contrat conclu avec la société cliente.
• Répondre à vos demandes (formulaire de contact, support) : mesures précontractuelles à votre demande, ou exécution du contrat pour un client.
• Facturer l'abonnement et tenir notre comptabilité : exécution du contrat et obligation légale.
• Prouver les conditions acceptées, sécuriser le service et tracer les actions sensibles : notre intérêt légitime à protéger le service, nos clients et leurs utilisateurs.
• Vous écrire : uniquement des emails liés au service (invitation, mot de passe, notes à valider, relances, notifications choisies par votre société). Aucune prospection, aucune revente de données, aucune publicité.

• Compte: tant qu'il est actif. À la suppression d'un compte, le lien avec la personne est supprimé ; son nom reste figé sur les notes déjà présentées, pour la lisibilité des pièces comptables.
• Notes de frais et justificatifs: ce sont des pièces comptables de la société cliente, qui doit en principe les conserver dix ans (article L. 123-22 du Code de commerce). Elles sont conservées pendant l'abonnement, puis 90 jours en lecture seule pour permettre leur export, avant suppression (ou plus tôt à la demande de la société cliente), dans les conditions de l'accord de traitement des données.
• Preuve des acceptations : pendant la relation contractuelle, puis cinq ans, délai de prescription de droit commun.
• Données de facturation : dix ans, durée légale de conservation des pièces comptables.
• Demandes envoyées depuis le formulaire du site : 12 mois après leur traitement, puis effacées.

Au sein de votre société, vos données sont visibles selon les rôles : vous voyez vos notes, votre manager celles de son équipe, le comptable et l'administrateur celles de la société. Personne d'une autre société n'y a accès.

Nous faisons appel à quelques prestataires, chacun pour une tâche précise et tenus par contrat à la confidentialité :

Certains de ces prestataires sont établis aux États-Unis : même lorsque les données sont stockées ou traitées en Europe, elles peuvent y être accessibles. Ces transferts sont encadrés par le Data Privacy Framework UE–États-Unis et par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Nous ne vendons ni ne louons aucune donnée, et n'en communiquons qu'aux autorités qui peuvent légalement l'exiger.

Hébergement à Paris, cloisonnement des sociétés appliqué par la base de données, IBAN chiffrés, journal d'activité : le détail est sur la page sécurité.

Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité de vos données. Dans Equo expense, depuis votre profil, vous pouvez exporter vos données et demander la suppression de votre compte, demande transmise à l'administrateur de votre société.

Pour toute autre demande, écrivez-nous à contact@equo-expense.com. Nous répondons dans le délai d'un mois. Si la demande porte sur des notes de frais, nous la transmettons à la société concernée, responsable de ce traitement.

Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de la CNIL (cnil.fr).

Equo expense ne dépose aucun cookie publicitaire, aucun cookie de mesure d'audience et aucun traceur tiers. Le site vitrine n'en dépose aucun (sa mesure d'audience, décrite plus bas, n'utilise pas de cookie).

L'application en utilise deux, strictement nécessaires à son fonctionnement :

• Cookie de session: vous maintient connecté d'une page à l'autre. Renouvelé tant que vous êtes actif, effacé à la déconnexion.
• ndf_org_scope : mémorise la société consultée quand votre compte est rattaché à plusieurs sociétés. Durée : 30 jours. Ne contient qu'un identifiant de société.

Ils sont exemptés de consentement (article 82 de la loi Informatique et Libertés) : c'est pourquoi aucun bandeau ne vous est présenté. Si nous ajoutions un jour un outil soumis à consentement, nous recueillerions votre choix au préalable.

Mesure d'audience du site, sans cookie.Pour savoir combien de personnes consultent le site et quelles pages sont utiles, nous comptons les pages vues et les clics sur quelques liens (Tarifs, Créer un compte, Contact, Connexion), avec le site d'où vous venez. Rien n'est déposé dans votre navigateur. Pour compter une visite une seule fois dans la journée, votre adresse IP et votre navigateur sont transformés en une empreinte chiffrée qui change chaque jour : elle ne permet ni de vous identifier ni de vous suivre d'un jour à l'autre. Seuls des totaux par jour et par page sont conservés, 13 mois au plus, pour notre seul usage. Cette mesure, limitée à des statistiques anonymes, est exemptée de consentement selon les recommandations de la CNIL.

En cas de modification substantielle de cette politique, la nouvelle version est présentée à chaque utilisateur à sa connexion suivante.