Conditions générales de vente

Les présentes conditions générales de vente (« CGV ») régissent l'abonnement au service Equo expense (le « Service ») conclu entre FPF Tech(« l'Éditeur ») et la société ou l'entrepreneur qui ouvre un espace Equo expense (le « Client »). L'utilisation du Service par chaque personne est régie par les conditions générales d'utilisation, et le traitement des données confiées par le Client par l'accord de traitement des données, qui font partie du contrat.

Le Service est réservé aux professionnels, pour les besoins de leur activité. Il n'est pas proposé aux consommateurs.

Le contrat est conclu lorsque la personne qui ouvre l'espace du Client, et qui déclare avoir le pouvoir de l'engager, accepte les présentes CGV par une case à cocher. La date, l'heure, la version acceptée et la société concernée sont enregistrées et valent preuve de l'acceptation. Tout Administrateur du Client, seul rôle ayant accès à la facturation, accepte également les CGV en vigueur.

La création d'un espace ouvre droit à un essai gratuit de 14 jours, sans moyen de paiement. Des rappels sont affichés avant la fin de l'essai. À son terme, faute d'abonnement, l'espace passe en lecture seule : les données restent consultables et exportables, mais aucune nouvelle note ne peut être saisie. Les données sont ensuite supprimées dans les conditions de l'article 8.

Une société ajoutée depuis un espace pendant son essai partage cet essai, jusqu'à la même date de fin. Ajoutée après la fin de l'essai, son abonnement est à souscrire dès sa création.

Le Service est proposé en trois formules, déterminées par le nombre d'utilisateurs facturés. Le prix est fixé par utilisateur et par mois, selon la formule atteinte et la périodicité choisie (mensuelle ou annuelle) :

• Solo (1 utilisateur) : 6,40 € HT par mois en paiement mensuel, 5,00 € HT par mois en paiement annuel (soit 60,00 € HT par utilisateur et par an) ;
• Team (2 à 10 utilisateurs) : 8,20 € HT par mois en paiement mensuel, 6,80 € HT par mois en paiement annuel (soit 81,60 € HT par utilisateur et par an) ;
• Sur devis (au-delà de 10utilisateurs) : prix et options complémentaires convenus entre l'Éditeur et le Client.

La formule Solo comprend la saisie et la signature des notes de frais, la lecture automatique des justificatifs, les indemnités kilométriques, la gestion de la TVA, l'export comptable, PDF et Excel, le fichier de virement SEPA, la transmission au comptable et l'archivage. La formule Team y ajoute plusieurs utilisateurs, les profils et postes, le workflow de validation, les plafonds de dépenses, la personnalisation des notes (champs, PDF), la comptabilité analytique, les emails de suivi et les relances. La formule Sur devis y ajoute la gestion de plusieurs sociétés depuis un même compte, un support dédié et, le cas échéant, les développements convenus. Le détail des fonctions de chaque formule figure sur la page Tarifs du site. Pendant l'essai gratuit, toutes les fonctions sont accessibles.

Le prix unitaire de la formule atteinte s'applique à l'ensemble des utilisateurs facturés. Sont facturés : les comptes actifs, les invitations envoyées et non encore acceptées, et les comptes désactivés depuis moins de 30 jours. Un compte désactivé depuis plus de 30 jours, ou supprimé, n'est plus facturé.

Chaque accès est nominatif et réservé à une seule personne. Si un même accès est utilisé par plusieurs personnes, l'Éditeur peut, après un avertissement adressé à l'Administrateur et resté sans effet sous 15 jours, facturer les accès correspondants ou suspendre le compte concerné.

Le passage d'une formule à l'autre est automatique : il suit le nombre d'utilisateurs facturés, dans les conditions de l'article 5. L'ajout d'un deuxième utilisateur fait passer le Client de Solo à Team ; le retour à un seul utilisateur le ramène en Solo : les fonctions propres à Team ne sont alors plus paramétrables, sans perte des données déjà enregistrées. Lorsque le nombre d'utilisateurs dépasse 10, l'Éditeur et le Client conviennent d'un tarif sur devis ; à défaut, le prix de la formule Team continue de s'appliquer.

Chaque société cliente fait l'objet d'un abonnement distinct, facturé à son nom, y compris lorsqu'elle est gérée depuis le même compte qu'une autre.

L'abonnement est mensuel ou annuel, au choix du Client, et payable d'avance pour la période choisie, par carte bancaire ou tout autre moyen proposé lors du paiement, par l'intermédiaire d'un prestataire de paiement sécurisé. L'Éditeur n'a jamais accès aux données de carte. Les factures sont émises au nom du Client et restent disponibles dans l'espace de facturation accessible depuis l'application.

Un utilisateur ajouté en cours de période est facturé immédiatement, au prorata de la période restante. Un utilisateur qui cesse d'être facturé donne lieu à un crédit au prorata, imputé sur les factures suivantes.

En cas d'échec du paiement, l'espace passe en lecture seule jusqu'à régularisation ; les données restent consultables et exportables.

Conformément à l'article L. 441-10 du Code de commerce, toute somme non payée à l'échéance porte de plein droit intérêt au taux appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente, majoré de 10 points, et donne lieu à une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 €.

En formule mensuelle, l'abonnement est sans engagement de durée : il se renouvelle chaque mois et peut être résilié à tout moment. En formule annuelle, il est souscrit pour douze mois et se renouvelle pour la même durée, sauf résiliation avant l'échéance. Dans les deux cas, la résiliation se fait par un Administrateur, depuis l'écran Abonnement de l'application, et prend effet à la fin de la période en cours, déjà payée, qui n'est pas remboursée.

L'Éditeur peut résilier l'abonnement en cas de manquement grave du Client non corrigé dans les 15 jours suivant une mise en demeure adressée par email à l'Administrateur.

Le Client peut exporter à tout moment, sans frais, l'ensemble de ses données : notes de frais, justificatifs, écritures comptables. Après la fin de l'abonnement, l'espace reste accessible en lecture seule pour permettre cet export pendant 90 jours. Un email prévient les Administrateurs 30 jours puis 7 jours avant la suppression. Les données sont ensuite supprimées, ou plus tôt à la demande du Client : un Administrateur peut supprimer l'espace depuis ses paramètres (immédiatement si aucune note n'a été émise, sinon après un délai de 7 jours pendant lequel il peut annuler), dans les conditions de l'accord de traitement des données.

Il appartient au Client de conserver ses pièces comptables pendant la durée légale qui lui est applicable.

Le Client désigne ses Administrateurs, gère les accès de ses utilisateurs, veille au respect des CGU par ceux-ci et informe ses salariés du traitement de leurs données dans le Service, dont il est responsable au sens du RGPD. Il reste seul responsable du paramétrage de son espace et de la conformité fiscale, sociale et comptable de ses remboursements.

L'Éditeur est tenu d'une obligation de moyens. Il n'est pas responsable des dommages indirects, tels que perte de chiffre d'affaires, de clientèle ou d'image. Sauf faute lourde ou dolosive, sa responsabilité totale au titre du contrat est limitée aux sommes payées par le Client au cours des douze mois précédant le fait générateur.

Aucune partie n'est responsable d'un manquement causé par un cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil, y compris la défaillance générale d'un hébergeur ou d'un réseau de télécommunications.

Toute modification des prix ou des présentes CGV est notifiée par email aux Administrateurs au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. Le Client qui la refuse peut résilier son abonnement avant cette date ; à défaut, la nouvelle version s'applique et son acceptation est demandée à la connexion suivante.

Le Client accepte par avance que l'Éditeur cède le présent contrat à toute société qui reprendrait l'exploitation du Service, notamment en cas de cession ou d'apport de fonds de commerce, de fusion ou de transfert à une société qu'il contrôle. La cession est notifiée par email aux Administrateurs au moins 30 jours avant de prendre effet ; le Client peut, dans ce délai, résilier son abonnement sans frais. Le Service, les données et leurs garanties sont repris à l'identique par le cessionnaire.

Les présentes CGV sont soumises au droit français. À défaut d'accord amiable dans les 30 jours suivant une réclamation écrite, tout litige est porté devant la juridiction compétente du ressort de Paris.

Contact : contact@equo-expense.com.